چگونه می توان یک برنامه کارمندی موثر در معماری ایجاد کرد؟
به نظر می رسد ایجاد برنامه های پرسنلی بسیار عظیم است ، خصوصاً اگر هنوز اولین برنامه خود را شروع نکرده اید. این مقاله شما را در روند ایجاد یک برنامه کارآمد برای کارکنان با توجه به نیروی کار موجود و اهداف شرکت شما راهنمایی می کند.
برنامه کارکنان پروژه چیست؟
طرح کارکنان پروژه یک برنامه استراتژیک مداوم است که معمولاً توسط مدیران و مدیران پروژه در یک دفتر معماری برای درک و برنامه ریزی وضعیت فعلی و آینده کارکنان شما ساخته می شود. به شما اجازه می دهد ببینید برای رسیدن به اهداف و حجم کار دفتر خود به چه تعداد و نوع کارمندی نیاز دارید.
هدف از برنامه کارمندان چیست؟
هدف از برنامه منابع انسانی کمک به شما و تیم مدیریتی شما در درک منابعی است که در حال حاضر دارید و برنامه ریزی برای نیازهای کارکنان برای دستیابی به اهداف تجاری خود.
برنامه کارکنان استراتژیک همچنین می تواند به شما اجازه دهد:
- اصطکاک بین تیم های پروژه را کاهش دهید
- بهره وری را در کل شرکت افزایش دهید
- ماندگاری کارمندان را افزایش دهید
- از هزینه های پروژه به کارآمدترین روش استفاده کنید
- و بیشتر...
چگونه نیازهای پرسنلی را محاسبه می کنید؟
برای محاسبه نیازهای پرسنلی معمولاً 3 روش وجود دارد:
تحلیل روند
اگر یک شرکت تاسیس شده هستید ، می توانید داده های تاریخی را در شرکت خود برای پیش بینی روند پروژه و نیازمندی های کارکنان مورد نیاز آنها اعمال کنید. ما معمولاً از این به عنوان معمار استفاده می کنیم ، زیرا معمولاً می توانید با توجه به تجربه قبلی ما بفهمید که یک کار چه مدت طول می کشد.
تجزیه و تحلیل نسبت
این شامل استفاده از 2 شاخص موجود در صنعت است ، مانند تعداد پروژه های مسکن ، که معمولاً به تعداد مشخصی کارمند نیاز دارند تا نیازهای آینده کارکنان شما را از طریق قانون سه یا نسبت ارزیابی کنند.
پروژه ها (تعداد انواع پروژه ها) / کارکنان (تعداد کارمندان مورد نیاز) = 2X پروژه (تعداد دو برابر پروژه ها) / 2X کارکنان (دو برابر پرسنل)
تجزیه و تحلیل رقبا
برای ارزیابی پروژه ها و اختصاص کارمندان خود از معیارهای رقبا استفاده می کند. در مواردی استفاده می شود که داده داخلی وجود ندارد یا شرکت می خواهد از اهداف استراتژیک شرکت دیگر تقلید کند. این مورد در شرکت های معماری بسیار کمتر مشاهده می شود ، اما این یک استراتژی خوب است که با سایر رهبران صنعت صحبت کنید تا یاد بگیرید که اگر تازه شروع به کار می کنید چه کاری انجام می دهند.
5 نوع روش استخدام
هر شرکت می تواند برنامه خود را برای کارکنان یک پروژه معماری به روش های مختلف - از کلان تا خرد - تنظیم کند. بنابراین بیایید چند روش مختلف استخدام و مزایا و معایب آنها را بررسی کنیم:
1. کارکنان پروژه محور
با این نوع کارمندان معمولاً محدود به یک پروژه خاص هستید. این معمولاً جایی است که بیشتر معماران با شرکت خود شروع به کار می کنند.
جوانب مثبت: شما می توانید نیازهای فوری چندین پروژه خاص را برآورده کنید - مخصوصاً اگر فوری باشند.
موارد منفی: شما بدون نیاز به برنامه ریزی فقط نگاه محدودی به نیازهای پرسنلی خود برای هر پروژه دارید.
2. پرسنل کوتاه مدت
معمولاً با تعداد کمی از پروژه های در دست اجرا برای مدت زمان محدودی مانند هفتگی یا ماهانه مورد استفاده قرار می گیرد.
جوانب مثبت: شما می توانید یک عکس کوچک از شرکت خود دریافت کنید و در صورت لزوم کارمندان را در میان تیم ها مرتب کنید.
نکات منفی: دیدگاه شما درباره کارتان فقط به چند هفته یا چند ماه محدود می شود و برنامه ریزی برای آینده را دشوار می کند.
3. پرسنل بلند مدت
استخدام طولانی مدت با برنامه ریزی طولانی مدت همراه است. این شامل تحقیق در مورد پروژه های فعلی و آینده و همچنین اهداف شرکت شما حداقل برای مدت 6 ماه یا حتی تا یک سال است. در شرکت قبلی من ، هر سه ماه 90 روز آینده برای استخدام طولانی مدت می نشینیم. این به ما این امکان را می دهد که نیازهایمان را در آینده پیش بینی کنیم و بر اساس آن کارکنان کوتاه مدت خود را انجام دهیم.
طرفداری: بهترین نمای کلی از کارکنان ، زمان ، پروژه ها و برنامه ریزی های شما را به شما ارائه می دهد.
موارد منفی: اگر اطلاعات مناسب جمع آوری نشده داشته باشید ، می تواند منابع و زمان بیشتری را صرف کند.
4. استراتژیک یا مهارت
همراه با تعیین اهداف شرکت و تجزیه و تحلیل مجموعه مهارتهای فعلی کارمندان ، کارکنان استراتژیک به شما این امکان را می دهند تا اطمینان حاصل کنید که اهداف شما با سطح استعداد و مهارتهای کارکنان شما برآورده می شود.
اگر متوجه شدید که در سازمان شما برای نیازهای آینده شما یک شکاف مهارت وجود دارد ، ممکن است لازم باشد که به زودی استخدام کنید.
جوانب مثبت: داشتن محدودیت محدود به مهارت ، شناسایی خلأها و اجرای یک استراتژی را تسهیل می کند.
موارد منفی: استخدام فقط براساس مهارت برای نیاز فوری به یک پروژه معمولاً بهترین شاخص نیست. در نظر گرفتن مناسب بودن فرهنگ و مهارتهایی که می تواند در طولانی مدت مورد استفاده قرار گیرد ، معمولاً می تواند میزان ماندگاری بیشتری را برای کارمندان ایجاد کند.
به گفته آن
کارمندان گالوپ 59 درصد کمتر در 12 ماه آینده بدنبال کار در سازمان دیگری هستند.
5. برنامه ریزی ارث
با استفاده فعالانه برای هرگونه تغییر مدیریت پیش بینی شده ، این نوع برنامه ریزی معمولاً هنگام جستجو و آموزش نامزدهای احتمالی در داخل یا خارج از شرکت خود ، دائماً به روز می شود.
طبق نظرسنجی شرکت های AIA از سال 2020 ، فقط 23? از شرکت ها برنامه انتقال مالکیت را دارند
شرکتهای بزرگتر که بیشتر این تعداد را دارند. بنابراین ، اگرچه این اتفاق دائماً رخ نخواهد داد ، انتقال مالکیت شرکت یا فقط مدیریت برنامه ریزی زیادی را می طلبد ، بنابراین بهتر است هرچه سریعتر آن را در برنامه کارمندان خود بگنجانید.
طرفدار: به شما کمک می کند تا برای زندگی شرکت خود ، حتی خارج از مدیریت خود برنامه ریزی کنید و از راضی بودن کارمندان و مشتریان اطمینان حاصل خواهد کرد.
Con: این احتمالاً سخت ترین قسمت برای درخواست است ، زیرا هیچ راهی واحد برای نزدیک شدن به آن وجود ندارد ، و این کاملاً به فرهنگ دفتر خود شما بستگی دارد.
چگونه می توان برنامه ای برای کارکنان در معماری تدوین کرد
روند تدوین برنامه های کارکنان 5 مرحله زیر را دنبال می کند:
- اهداف خود را تعیین کنید
- نیازهای فعلی کارکنان خود را شناسایی کنید
- نیازهای آتی کارمندی خود را بسنجید
- آنالیز شکاف را انجام دهید
- ایجاد برنامه کارمندی
ارزیابی نیازهای آینده شما تنها گامی است که می توان با روش های مختلف بر آن غلبه کرد ، اما ما توضیح خواهیم داد که چه چیزی برای اندازه و تجربه دفتر کار شما بهتر خواهد بود تا روند کار هرچه بهتر انجام شود.
1. اهداف شرکت خود را مشخص کنید
اولین قدم تعیین اهداف کلی برای تجارت شماست. اهداف شما مجموعه ای از اهداف فردی پروژه شما به علاوه جهت کلی مدیریت برای رشد تجارت است.
اهداف = اهداف خاص پروژه + اهداف رشد تجارت
گنجاندن اهداف هر پروژه مهم است زیرا هر یک از آنها نتایج کمی متفاوت خواهد داشت ، حتی اگر در یک نوع ساختمان کار کنید. این برنامه ریزی کوتاه مدت را تضمین می کند ، اما شما باید دستورالعمل های جدیدی مانند استخدام در یک نوع جدید از ساختمان یا افتتاح دفتر جدید را نیز برای درک کامل نیازهای آتی کارکنان در نظر بگیرید. این قسمت آخر را نیز می توانید در برنامه کاری خود پیدا کنید.
داشتن اهداف مختلف برای شرکتهای مختلف امری طبیعی است. به عنوان مثال ، شرکتی که در زمینه مراقبت های بهداشتی فعالیت می کند و می خواهد در مسابقات موزه شرکت کند ، اهداف و نیازهای متفاوتی برای کارکنان نسبت به مشاغلی دارد که می خواهد پروژه های فعلی خود را با مشتریان موجود گسترش دهد.
2. نیازهای فعلی کارکنان خود را شناسایی کنید
به منظور تدوین برنامه کارمندی در آینده ، رفع نیازهای فعلی شما بسیار مهم است.
شرکتهای متوسط ??تا بزرگ معمولاً دارای بخشهای منابع انسانی با پایگاه داده به روز کارکنان هستند. اینها معمولاً شامل اطلاعات عمومی تری مانند کارمندان و برنامه های به روز شده هستند. اما مدیران پروژه شما احتمالاً جامع ترین ایده را درباره کارمندان خود دارند.
برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد تصویر کاملی از کارمندان خود ، با مدیریت و همه طرفهای مربوطه از بخشهای مختلف ملاقات کنید ، از جمله:
پروژه هایی که روی آنها کار می کنند ، نمودارهای گانت و نمودارهای سازمانی مربوطه
آنها چه مهارتهایی دارند؟ چه تجربه قبلی دارند؟ چه چیزی آنها را متمایز می کند و نقش ویژه آنها در پروژه به عنوان بخشی از ساختار تجزیه کار چیست؟
بهترین و کم عملکردترین ها چه کسانی هستند؟ آنها در پروژه های خود با چه چالش هایی روبرو هستند؟
کلیه کارمندان ورودی یا خروج از بخش شما به دلیل سابقه کار یا بازنشستگی و غیره
3. نیازهای آینده کارمندان خود را ارزیابی کنید
درک نیازهای آینده کارمندی شما نیاز به طراحی برخی مفروضات برای پروژه های فعلی شما دارد. ایده این است که پیش بینی کنید در آینده چه تعداد و چه نوع مشاغل خواهید داشت. برخی از این تخمین ها ممکن است مفروضاتی را شامل شود ، اما بیشتر ممکن است براساس طرح ها و مدل های موجود باشد.
برخی از عواملی که می توانید در نظر بگیرید عبارتند از:
مهلت اجرای پروژه های فعلی من چیست؟ در حال حاضر مرحله طراحی پروژه چیست و من در کدام فازها شرکت خواهم کرد؟
آیا به زودی مشتری مکرر خواهم داشت؟ ریتم و نوع کار آنها معمولاً چگونه است؟
در آینده نزدیک چه پروژه های جدیدی خواهیم داشت؟
چه پروژه هایی را به طور فعال در نوع معمولی ساختمان خود یا در یک زمینه جدید دنبال می کنم؟
همه اینها وقتی با داده های تاریخی موجود در شرکت شما ترکیب شود ، بهتر است. لازم نیست پیچیده باشد. سعی کنید 5-5 سال به عقب برگردید و به طور خاص اطلاعاتی راجع به مدت زمان انجام هر پروژه و مرحله ، تعداد کارمندان مورد نیاز برای تکمیل آن و مهارتهایی که توسط چه کسی استفاده شده است جمع آوری کنید.
به همین دلیل داشتن تمام داده های خود در نرم افزاری مانند Monograph بسیار مهم است. این به شما کمک می کند تا بر اساس داده های دقیق تصمیم استراتژیک مناسبی بگیرید.
به این روش تحلیل روند گفته می شود و هرچه اطلاعات و پیش بینی های بیشتری انجام دهید ، جزئیات و آموزنده تر می تواند برای شما باشد.
سازمانهای مختلف از روشهای مختلفی استفاده خواهند کرد. به عنوان مثال ، یک دفتر کوچک با تمرکز بر بازسازی خانه ممکن است داده هایی داشته باشد که نشان می دهد پروژه های آنها معمولاً با یک تیم 5 نفره 6 ماه طول می کشد. این دفتر به دنبال توسعه ساخت و سازهای بزرگ است و ممکن است حداقل دو نوسازی در سال آینده پیش بینی کند. تمام این اطلاعات برای آنها برای ارزیابی تیم فعلی خود ، ارزیابی نیازهای آینده و شروع به تجزیه و تحلیل شکاف ها بسیار مهم خواهد بود.
4- تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید
هنگامی که اطلاعات موجود در مورد کارمندان خود را جمع آوری کردید و پیش بینی نیازهای آینده را ایجاد کردید ، می توانید این دو را با یکدیگر مقایسه کرده و فضاهایی را که باید پر شوند شناسایی کنید ، به این تجزیه و تحلیل شکاف می گویند.
آیا نقش هایی وجود دارد که باید فوراً برای یک پروژه در حال انجام انجام شود؟
آیا پرسنل فعلی شما می توانند کارهای مکرر مشتری را انجام دهند؟ آیا آنها به پرسنل اضافی نیاز دارند؟ آیا تعهد فعلی به وقت کارکنان مدیریت می شود؟
برای آمدن پروژه های جدید به چند نفر نیاز دارید؟ آیا کمبود مهارت وجود دارد؟ برای پاسخ به این س dataال از داده های تاریخی خود استفاده کنید.
اگر به دنبال پروژه های جدید در انواع جدید ساختمان ها هستید ، چه نقشی را باید استخدام کنید؟ آیا در مهارتهایی که باید آنها را پر کنید خلا gap وجود دارد؟
این مرحله برای برنامه کارمندان شما حیاتی است. شما ممکن است در سطح تجربه کارکنان فعلی خود برای پروژه های فعلی و آتیه ، فرصت هایی پیدا کنید یا برای پر کردن این خلا gap نیاز به استخدام داشته باشید.
5- یک طرح کارمندی برای شرکت معماری خود ایجاد کنید
در این مرحله ، شما باید به داده هایی که برای اقدام به آنها نیاز دارید مسلح باشید!
ایجاد یک برنامه عملیاتی کارکنان برای شرکت معماری شما باید با اطلاعات جمع آوری شده بصری داشته باشد. ابتکارات می تواند از تغییر توزیع داخلی کارکنان یا شروع جستجوی طولانی برای نامزدهای خارجی برای موقعیت های آینده باشد. ابتکارات خود را با توجه به زمان و اهمیت در اولویت قرار دهید. راه خود را از شکاف مهارت های فعلی پروژه ، به تخصیص نقش پروژه ورودی ، به پروژه های آینده با اهداف خاص تجاری ادامه دهید.
یک منبع عالی برای شروع این سفر الگوی طرح کارکنان پروژه معماری ما است. این الگوی برنامه شخصی فقط یک نسخه کوتاه از اکسل است که می توانید همزمان با رشد شرکت خود ، با کارمندان خود استفاده کنید. این می تواند به شما کمک کند تا این روند را ساده کرده و اقدامات با اولویت بالا را شناسایی کنید.
سپس بخشهای مختلف خود را گرد هم آورید و به آنها کمک کنید تا رویکرد و استراتژی کلی ابتکارات شما را برای کمک به شما در اجرای این تغییرات درک کنند.
کارکنانی که اهداف استراتژیک یک شرکت را درک می کنند احساس تعلق بهتری در شرکت دارند.
برنامه کارکنان خود را با یک تک نگاری ایجاد کنید
آیا هنوز در تهیه یک برنامه پرسنل برای شرکت خود غرق شده اید؟ این طبیعی است و ما آن را درک می کنیم ، خصوصاً اگر اولین بار شما باشد و احساس کنید باید چندین تصمیم بگیرید. فقدان اطلاعات متمرکز می تواند مانعی باشد ، اما با شروع جمع آوری و بازیابی اطلاعات از آن ، کارمندان نسیم خواهند گرفت.
"قبل از این ، من ایمیل ها را مرور می کردم و از کارمندان پروژه برای برنامه ریزی هفته برای تیم ها استفاده می کردم - که تقریباً 4-5 ساعت طول می کشد ، اما اکنون در این صورت فقط یک ساعت طول می کشد."